Gestión Documental

Gestión Documental

 
Plan Institucional de Archivos
La gestión documental de la Superservicios fortalecerá y actualizara sus lineamientos para que los documentos de archivo, independientemente de su soporte, sirvan de base para la toma de decisiones y como mecanismo de prueba del desarrollo de los objetivos organizacionales

 
Tabla de retención documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios
La Tabla de Retención Documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios fue aprobada por el Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo 018 del 04 de febrero del 2000, y su aplicación para la entidad fue adoptada mediante la Resolución 3345 de 2004.

Esta Superintendencia ha actualizado la Tabla de Retención Documental respondiendo a los cambios administrativos que se han presentado.

A continuación se presenta la TRD actualizada a 2010 de la Entidad:

Descargue aquí tabla de retención documental.

Descargue aquí listado de dpendencia con código.


Tabla de Valoración Documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

Con el fin de dar cumplimiento al Acuerdo No. 002 de 2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”, Acuerdo 04 de 2013, "Por el cual se Reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental" y Decreto 1080 de 2015, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios elaboró las Tablas de Valoración Documental, instrumento que permite el control de la información, promueve la organización técnica del fondo documental acumulado para garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de la Superservicios y su respectiva consulta.

La Tabla de Valoración Documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios fue convalidada por el Archivo General de la Nacional en marzo de 2016.


Programa de gestión documental
El Programa de Gestión Documental de la Superservicios es un instrumento a través del cual se busca fortalecer la Gestión Documental  en la entidad, a través  estrategias claras, precisas y medibles, a corto, mediano y largo plazo, que garanticen la seguridad, conservación y preservación de la información, del patrimonio documental de la entidad y su acceso al ciudadano.


Documentos  reservados y clasificados

Dando cumplimiento al artículo 20 de la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia”, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios publica el índice de información calificada como clasificada o reservada.

Información Clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014

Información Reservada:  Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.   


Cuadro de clasificación documental
El Cuadro de Clasificación Documental de la Superservicios muestra el esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por la entidad y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales, atendiendo la estructura organica actual.


Banco Terminológico

El literal g) del artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 señala que los bancos terminológicos son uno de los  intrumentos archivísticos sobre los cuales las entidades públicas desarrollarán la gestión documental, por lo anterior la Superservicios presenta la primera versión del Banco Terminológico, como instrumento a través del cual se busca la normalización de las series y subseries establecidas en la Tabla de Retención Documental de la entidad.


Tabla control de acceso

En cumplimiento del literal i) del articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 la Superservicios publica la primera versión de la Tabla de Control de Acceso de la entidad para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.


Modelo de requisitos de gestión de documentos electrónicos de archivo.

El Modelo de requisitos de gestión de documentos electrónicos de archivo  de la Superservicios, es un instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos, se publica en cumplimiento del literal f) del artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015.

 

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